O factură corectă este documentul care arată limpede cine vinde, cine cumpără, ce s-a livrat, la ce preț și cu ce taxe, astfel încât ambele părți să o poată înregistra în contabilitate fără corecturi. Dacă lipsește un element sau o dată e greșită, clientul o poate respinge, iar tu pierzi timp și, uneori, bani.
Mulți antreprenori la început consideră factura o simplă formalitate. În practică, ea este dovada tranzacției, baza pentru plata în contul tău și, la un control, primul document pe care îl cere cineva. Merită să o tratezi cu aceeași atenție ca pe un contract.
Ce elemente trebuie să conțină o factură?
Lista exactă depinde de legislația în vigoare și de situația ta fiscală, așa că verific-o la contabil sau pe site-urile autorităților. Există însă un set de informații care apar aproape întotdeauna:
- seria și numărul documentului, unice și în ordine;
- data emiterii și, când e cazul, data livrării sau a prestării;
- datele complete ale furnizorului: denumire, cod de identificare, sediu, cont bancar;
- datele complete ale clientului, la fel;
- descrierea clară a bunurilor sau serviciilor, cu cantitate, unitate de măsură și preț unitar;
- valoarea fără taxe, taxele aplicate și totalul de plată.
Observă că descrierea nu poate fi vagă. „Servicii diverse” nu spune nimănui ce s-a întâmplat. „Redactare a 4 articole pentru blogul companiei, luna septembrie” spune tot.
Cele mai frecvente greșeli la emiterea facturii
Cele mai multe probleme vin din neatenție, nu din lipsă de cunoștințe. Iată cele care apar cel mai des:
- Codul de identificare al clientului scris greșit sau cu o cifră lipsă. Factura ajunge pe numele unei alte firme sau nu poate fi înregistrată.
- Numerotare întreruptă. Dacă sari de la numărul 14 la 17, cineva va întreba unde sunt 15 și 16.
- Taxe aplicate greșit. Un vânzător care nu colectează TVA nu îl poate înscrie pe factură, iar unul care îl colectează nu îl poate omite. Mecanismul de bază e explicat în articolul despre TVA-ul pentru o firmă mică.
- Monedă neprecizată. La tranzacțiile în euro sau în altă monedă, factura trebuie să arate clar în ce monedă este și, după caz, cursul folosit.
- Datele de plată incomplete. Fără IBAN corect, clientul fie întârzie, fie plătește în alt cont.
Cum corectezi o factură deja trimisă
Nu modifici o factură emisă și transmisă clientului, indiferent cât de mică e greșeala. Procedura obișnuită este să anulezi documentul sau să emiți o factură de stornare și apoi una nouă, corectă. Modul exact depinde de programul de facturare și de regulile fiscale aplicabile, așa că ține minte un principiu simplu: orice corecție lasă urmă în scris.
Păstrează comunicarea cu clientul la fel de clară. Un mesaj scurt, de felul „Am emis o factură nouă cu datele corectate; te rog să o înregistrezi pe aceasta”, evită confuzia și dublele plăți.
Ce program de facturare să folosești?
Dacă emiți două-trei facturi pe lună, un program gratuit sau un șablon bine făcut poate ajunge. Dacă emiți zeci, un program dedicat te ajută să ai numerotarea automată, clienții salvați și rapoarte pe perioade. Alege unul care își actualizează singur șabloanele când se schimbă regulile și care îți permite să exporți datele pentru contabil.
Indiferent de program, verifică de fiecare dată două lucruri înainte de trimitere: datele clientului și suma totală. Cele două greșeli sunt și cele mai scumpe.
Facturarea și fluxul de bani
Emiterea la timp a facturii contează direct pentru banii din cont. O factură trimisă cu zece zile întârziere înseamnă, de regulă, plată cu zece zile mai târziu. Pentru o firmă mică, asta poate face diferența între o lună liniștită și una în care salariile se plătesc pe sponci. Despre legătura dintre încasări și plăți vorbește pe larg materialul despre fluxul de numerar.
Stabilește din start termenul de plată, scris pe factură și în contract: 7, 15 sau 30 de zile. Un termen neprecizat se interpretează în favoarea celui care plătește, iar tu rămâi fără argumente când trebuie să faci o notificare.
Cât timp păstrezi facturile
Facturile emise și primite se arhivează conform regulilor contabile, iar termenele de păstrare sunt stabilite prin lege și pot diferi în funcție de tipul documentului. Nu le arunca după un an doar pentru că „au fost plătite”. Cel mai simplu este să păstrezi o copie digitală organizată pe ani și pe luni, plus originalele, dacă le ai pe hârtie, într-un dosar separat.
Dacă te întrebi ce formă de organizare ți se potrivește și cum se schimbă obligațiile de facturare între ele, comparația dintre SRL și PFA arată ce responsabilități ai în fiecare caz.
Întrebări frecvente
Pot emite o factură fără contract?
Da, poți, dacă tranzacția este simplă și clară. La colaborările repetate sau de valoare mare, un contract scurt te protejează în cazul unei dispute.
Ce fac dacă clientul nu plătește factura?
Începe cu o reamintire scrisă, apoi o notificare formală. Dacă nu primești răspuns, ia în calcul consultarea unui jurist, pentru că pașii legali depind de suma și de tipul contractului.
Pot emite factura în avans?
Se poate, dacă există acordul părților și dacă respecți regulile fiscale privind avansurile. Discută cu contabilul înainte, fiindcă momentul emiterii influențează și taxele.
