Poți cere online, fără deplasare, o parte dintre documentele fiscale uzuale, în funcție de ce servicii sunt disponibile în contul tău electronic și de tipul documentului: situații ale obligațiilor, adeverințe, certificate. Pentru altele, procedura încă cere depunerea unei cereri sau prezentarea la ghișeu. Înainte să ceri ceva, merită să știi ce înseamnă fiecare termen și ce îți folosește în practică.
Un document fiscal este un act emis sau confirmat de administrația fiscală, care atestă o situație: venituri, obligații, plăți sau lipsa unor datorii. Mini-dicționarul de mai jos explică cele mai des întâlnite, iar pașii de la final arată cum să le soliciți.
Mini-dicționar: documentele pe care le poți întâlni
Fișa sintetică pe plătitor. O situație a obligațiilor tale fiscale și a plăților înregistrate, care arată soldul. Este utilă pentru a vedea dacă ai de plătit ceva sau dacă ai sume de recuperat. Despre modul în care se citește, ghidul fișa sintetică pe plătitor în SPV oferă explicații pas cu pas.
Certificat de atestare fiscală. Document care arată dacă ai sau nu datorii către bugetul de stat la un moment dat. Se cere des la operațiuni precum vânzări de imobile sau participări la licitații.
Adeverință de venit. Document care atestă veniturile realizate într-o anumită perioadă, folosit, de exemplu, la bănci sau pentru alte instituții.
Cazier fiscal. Document care arată dacă persoana a săvârșit sau nu fapte de natură fiscală, în sensul legii. Detaliile despre utilizare și procedură sunt tratate în materialul despre cazierul fiscal al persoanei fizice.
Notificare. Comunicare oficială prin care instituția îți cere sau îți aduce la cunoștință ceva. Nu este un document pe care îl soliciți, ci unul pe care îl primești.
Ce poți cere fără să te deplasezi
Dacă ai cont în serviciul electronic al administrației, poți consulta unele situații și poți depune cereri pentru anumite documente. Lista exactă a opțiunilor poate varia, deoarece instituția adaugă sau modifică periodic serviciile. Pentru ce nu găsești în cont, verifică pe site-ul oficial sau întreabă la un ghișeu, unde ți se pot spune și alternativele.
Nu presupune că tot ce poți cere la ghișeu poți cere și online. Fiecare tip de document are propria procedură.
Pasul 1: Verifică dacă ai cont activ
Pentru a solicita documente online, ai nevoie de un cont activ în serviciul electronic. Dacă nu ai, procedura de înregistrare presupune identificare, iar variantele pot include prezentarea la ghișeu sau metode de identificare electronică. Pregătește actul de identitate și datele de contact corecte.
Pasul 2: Alege documentul potrivit scopului
Întreabă-te mai întâi de ce ai nevoie de document și cine îl cere. Banca poate cere o adeverință de venit, notarul un certificat fiscal, o licitație publică un document care atestă lipsa datoriilor. Dacă nu ești sigur, cere instituției care îți solicită actul să precizeze exact ce document și ce informații trebuie să conțină.
Pasul 3: Depune cererea și urmărește răspunsul
Completează formularul, atașează documentele cerute și trimite cererea. Notează data și numărul de înregistrare. Termenul de soluționare depinde de tipul documentului. Verifică periodic contul, pentru că răspunsul poate fi încărcat acolo. Dacă ai nevoie de document într-un anumit termen, cere-l din timp.
Pasul 4: Verifică și păstrează documentul
După ce primești documentul, verifică numele, codul de identificare, perioada și informațiile cuprinse. Descarcă-l și salvează-l într-un loc sigur. Unele documente au un termen de valabilitate, pe care instituția care îl cere îl poate impune. Fă o copie digitală și, dacă e necesar, una tipărită.
Ce se schimbă pentru cei care au activitate independentă
Persoanele cu venituri independente, chirii sau alte surse au nevoie mai des de documente fiscale: pentru credite, pentru contracte cu parteneri sau pentru verificări. Dacă ești în această situație, e util să ții evidența declarațiilor depuse și să verifici periodic situația obligațiilor, ca să nu descoperi restanțe exact când ai nevoie de un certificat curat. O verificare la început de an, după depunerea declarațiilor, scutește surprize.
În plus, păstrează copii digitale ale tuturor documentelor primite. Unele instituții cer documente recente, așa că actualizarea lor periodică te ajută să fii pregătit.
Siguranța documentelor descărcate
Un document fiscal conține date personale. Nu îl trimite pe canale nesigure și nu îl lăsa pe dispozitive partajate. Dacă îl trimiți unei instituții prin e-mail, verifică adresa destinatarului. Dacă îl tipărești, ai grijă să nu îl uiți la imprimantă. Șterge din dosarul de descărcări copiile pe care nu le mai ai nevoie, iar pe cele pe care le păstrezi, ține-le într-un folder protejat.
La nevoie, cere ajutor unui contabil, dar împuternicirea ta ar trebui să fie scrisă și limitată la scopul dorit.
Ce faci dacă documentul conține o greșeală
Dacă observi o greșeală în datele de identificare sau în sumele indicate, cere imediat corectarea, prezentând dovezile. Nu folosi un document eronat, chiar dacă pare un detaliu minor. Instituția care îl primește poate respinge actul sau poate ajunge la interpretări greșite. Păstrează corespondența privind corectarea, ca să poți dovedi ulterior că ai acționat prompt.
Cât timp păstrezi documentele obținute
Păstrează documentele cel puțin cât este valabilă obligația la care se referă și cât poate fi cerută o confirmare. Pentru cele cu termen de valabilitate scurt, ține o copie, dar obține unul nou atunci când ți se cere. Un dosar organizat pe ani îți arată imediat ce ai solicitat și când.
Greșeli de evitat
- cererea unui document greșit pentru scopul tău;
- folosirea unui document expirat;
- pierderea răspunsului din cont din lipsă de verificare;
- transmiterea documentului către persoane neverificate.
O pagină de ansamblu despre serviciile fiscale electronice este disponibilă pe TaxeLive, unde poți urmări și alte subiecte, de la declarații la plăți.
